Aumente el flujo de trabajo de productividad de Outlook con estos consejos
Reglas de configuración
Las reglas pueden ayudarlo a automatizar la administración de sus mensajes, ya sea bloqueando el correo no deseado o moviendo mensajes específicos a una carpeta. Por ejemplo, puede hacer que todos los mensajes de su jefe se muevan a una carpeta en particular, para que nunca los pierda. Con la versión completa de Outlook, puedes crear algunas reglas bastante complejas.
Aquí hay una regla simple donde muevo mensajes de la carpeta de destinatarios. Seleccione un mensaje del destinatario y luego haga clic en Casa pestaña y luego haga clic Reglas> Crear regla.
Revisa la caja Desde el destinatario luego verifica Mueve el elemento a la carpeta ". Elija una carpeta existente o cree una nueva. Selecciónelo y haga clic en OK. Puede ejecutar la regla de inmediato o en un momento posterior. Hay reglas que puede configurar para recibir una alerta cuando recibe un correo electrónico de un destinatario en particular o mensajes con ciertas palabras. Mira cómo mover nuevos mensajes a una carpeta específica.
Además, se agregaron reglas avanzadas a Outlook.com hace un par de años..
Usar categorías de colores y banderas
Use la función de Color y Categorías para ayudar a priorizar y enfocarse en lo que es importante. Seleccione un mensaje y haga clic en el menú Categorizar y luego elija un color apropiado. Puede personalizar estos colores a un significado particular. Hacer clic Categorías> Todas las Categorías > seleccione un color y luego Renombrar. Los comandos del teclado también se pueden asignar para que pueda marcar rápidamente un mensaje.
La Marca de seguimiento también puede ayudarlo a recordar los mensajes que debe mirar cuando tenga tiempo. Cuando marque un mensaje de correo electrónico, aparecerá en su Lista de tareas pendientes y en las listas de Tareas para que pueda acordarse de atenderlo..
Programar usando entrega retrasada
Outlook le permite retrasar la entrega de un correo electrónico a una determinada hora del día. Esta función es útil si sabe que un destinatario no recibirá su mensaje hasta un momento determinado. Si sabe que un usuario revisa el correo electrónico alrededor de las 3 am de la mañana, cree un nuevo mensaje y luego haga clic en Entrega atrasada botón debajo Opciones. Realice las modificaciones apropiadas a las opciones de entrega, tales como No entregar antes fecha y hora.
Crear una carpeta de búsqueda
Una Carpeta de búsqueda es una forma poderosa de clasificar sus mensajes y traer algo de cordura a su bandeja de entrada. Por ejemplo, puede crear una carpeta de búsqueda para el correo que desea hacer un seguimiento, o marcar los mensajes de personas, grupos o listas específicos.
Haga clic en el Carpeta pestaña y luego haga clic Nueva carpeta de búsqueda luego elija el tipo de Carpeta de búsqueda que desea crear dentro de uno de los grupos. Seleccione la carpeta de correo y haga clic en Aceptar. Se crea una carpeta de búsqueda en el panel de navegación. Todos los mensajes que decido seguir estarán disponibles allí cuando los necesite.
Establecer el nivel de filtro de correo no deseado
Junk Mail puede disminuir la cantidad de correos electrónicos productivos que puede recibir a lo largo del día. Usando el filtro de correo basura de Outlook, puede minimizar su impacto. Haga clic en la pestaña Inicio, luego haga clic en el menú No deseado en el grupo Eliminar y luego haga clic en Opciones de correo electrónico no deseado.
Recomiendo comenzar primero con la configuración Baja y ver cómo funciona para usted. Si los mensajes no deseados son demasiado agresivos, puede pasar a una opción más alta. En caso de que el filtro marque erróneamente un mensaje importante, mantendría la opción Eliminar permanentemente sin marcar.
Crear copias de seguridad de archivos PST
Outlook es un sistema, y también puede fallar. Mantener una copia de seguridad saludable de su Carpeta personal puede garantizar una recuperación sin problemas en caso de daños, fallas en el sistema o cualquier otro problema imprevisto.
Los archivos de datos de Outlook (.pst) creados con Outlook 2013 o Outlook 2016 se guardan en su computadora en el Documentos \ carpeta de archivos de Outlook. Si actualizó a Outlook en una PC o Mac que ya tenía archivos de datos creados en Outlook 2007 o anterior, estos archivos se guardan en una ubicación diferente en una carpeta oculta en C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.
El archivo de datos de Outlook fuera de línea (.ost) también se guarda en C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. La mayoría de los datos permanecen en el servidor; sin embargo, cualquier elemento que se guarde localmente debe ser respaldado. Por ejemplo, Calendario, Contactos, Tareas y cualquier carpeta marcada como Local solamente. Para obtener más información sobre la creación y copia de seguridad de las carpetas PST, consulte los siguientes artículos:
- Cómo crear una carpeta PST en Outlook 2016
- Crear una carpeta PST en Outlook 2013
- ¿Qué son las carpetas de Outlook PST y cómo usarlas?
- Repare la carpeta PST corrupta en Outlook
También te puede interesar cómo encontrar la carpeta OLK temporal de Outlook.
Configurar las respuestas fuera de la oficina
Ya sea que esté fuera de la oficina la mayor parte del día o de vacaciones durante un mes, configurar una respuesta de Fuera de la oficina puede informarle a sus contactos que no está disponible. Usar el Asistente de Fuera de la Oficina reducirá mucho ruido en su bandeja de entrada cuando intenten comunicarse con usted sin una respuesta inmediata. También reducirá el trabajo para limpiar su bandeja de entrada cuando regrese. Hacer clic Archivo> Información> Respuestas automáticas.
Seleccione la casilla de radio Enviar respuestas automáticas y, a continuación, defina el período en el que desea que se envíe este mensaje en particular. También puede enviar este mensaje a colegas dentro o fuera de la organización..
Si está utilizando Outlook para iOS, toque Configuración, toque su Exchange Server y luego toque Respuestas automáticas. Alternar en respuestas automáticas y escriba un mensaje personalizado.
Gestión de notificaciones
Las notificaciones de escritorio de Outlook pueden ser abrumadoras y distraerlo. Una opción que tienes es deshabilitarlos. Para silenciarlos, haga clic con el botón derecho en el ícono de Outlook en el área de Notificación de la barra de tareas y luego haga clic en Mostrar nueva alerta de escritorio de correo. Para versiones anteriores de Outlook, consulte nuestro artículo sobre cómo deshabilitar las alertas de escritorio de Outlook.
Consejos para Outlook Mobile
Si usa la versión móvil de Outlook, aquí hay algunos consejos que puede usar para mantenerse productivo mientras viaja..
Cambiar entre calendarios personales y laborales.
Toque la pestaña Calendario, luego toque el menú de hamburguesas, luego toque su calendario de Trabajo o Personal.
Programe una llamada de Skype con Outlook para iOS
Toca Calendario, crea un nuevo par y luego ingresa un nombre para el evento. Toca Personas y luego agrega las personas a las que te gustaría invitar. Deslizar hacia abajo y activar Llamada de Skype luego toque el enlace Llamada de Skype, ingrese una descripción y luego toque Hecho. Toque Guardar para completar.
Enviar una disponibilidad
Crea un nuevo mensaje y toca Evento de calendario.
Toque enviar disponibilidad, elija un momento adecuado y luego haga clic en.
Envía tu mensaje.
Las actualizaciones recientes a Outlook 2016 para Mac agregaron algunas características nuevas. Consulte nuestro artículo para obtener más información sobre cómo puede utilizar esas nuevas funciones. Además, consulte nuestro artículo con una lista de comandos de teclado de Outlook para usuarios de Mac.
