Cómo crear listas desplegables usando la validación de datos en Microsoft Excel
Hoy te mostraré cómo crear una lista desplegable en una celda usando Validación de datos. Aunque tomo las capturas de pantalla con Excel 2016, los pasos son los mismos si está usando una versión anterior como Excel 2013.
Crear una tabla de datos y la lista de opciones
En primer lugar, configurar una tabla de datos básicos. Puede escribir sus datos manualmente o copiarlos y pegarlos desde otra fuente.
A continuación, vamos a ingresar una lista de opciones para la lista desplegable. Puede hacerlo cuando define la validación de datos o puede definir una lista en otra ubicación en la misma hoja de trabajo o en otra hoja de trabajo.
Para este ejemplo, vamos a enumerar las opciones para la lista desplegable en otra hoja de trabajo, así que haga clic en una de las pestañas de la hoja de trabajo en la parte inferior de la ventana de Excel.
Ingrese cada opción en una columna (o fila), una opción para una celda. Luego, vuelve a la hoja de trabajo con tus datos.
Activar la validación de datos para celdas seleccionadas
Para este ejemplo, queremos agregar listas desplegables a la Clasificación columna o columna segundo. Seleccione las celdas que desea agregar las listas desplegables también. En nuestro caso, seleccionamos B2 mediante B10.
Luego, haga clic en Datos lengüeta.
En el Herramientas de datos sección, haga clic en la Validación de datos botón.
Agregar una lista desplegable a las celdas seleccionadas
los Validación de datos Aparece el cuadro de diálogo. Sobre el Ajustes pestaña, puede hacer que Excel restrinja las entradas en las celdas seleccionadas a fechas, números, decimales, horas o cierta longitud.
Para nuestro ejemplo, seleccione Lista desde el Permitir lista desplegable para crear una lista desplegable en cada una de las celdas seleccionadas.
Seleccione la fuente para las opciones de la lista desplegable
Ahora, necesitamos especificar el origen de las opciones en cada lista desplegable. hay dos maneras de hacer esto. El primer método consiste en escribir manualmente las opciones en el Fuente Caja separada por comas. Esto puede llevar mucho tiempo si tiene una larga lista de artículos.
Anteriormente en este artículo, creamos una lista de elementos en una hoja de cálculo separada. Ahora vamos a utilizar esa lista para rellenar la lista desplegable en cada una de las celdas seleccionadas. Este segundo método es fácil de manejar. También puede ocultar la hoja de trabajo que contiene las opciones (haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja de trabajo y seleccione Esconder) cuando distribuyes el libro a tus usuarios.
Para agregar la lista de la hoja de cálculo separada a su lista desplegable, haga clic en la flecha hacia arriba en el lado derecho de la Fuente caja.
los Validación de datos cuadro de diálogo se reduce a sólo la Fuente y puede acceder a su libro de trabajo en el cuadro de diálogo. Haga clic en la pestaña de la hoja de trabajo que contiene las opciones de la lista desplegable.
A continuación, seleccione las celdas que contienen las opciones. El nombre de la hoja de trabajo y el rango de celdas con las opciones se agregan a la Fuente caja en el Validación de datos caja de diálogo.
Haga clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho de la Fuente cuadro para aceptar la entrada y expandir el cuadro de diálogo.
Añadir un mensaje de entrada
Puede agregar un mensaje opcional a la lista desplegable. Tal vez desee mostrar un mensaje de ayuda o una sugerencia. Es una buena idea mantener el mensaje corto..
Para agregar un mensaje que se muestra cuando se selecciona una celda que contiene la lista desplegable, haga clic en Mensaje de entrada lengüeta. A continuación, ingrese un Título y el Mensaje de entrada en las cajas.
Añadir una alerta de error
Otra opción en la lista desplegable es un mensaje de error, que se mostrará cuando un usuario intente ingresar datos que no coincidan con la configuración de validación. En nuestro ejemplo, cuando alguien escribe una opción en la celda que no coincide con ninguna de las opciones preestablecidas, aparece un mensaje de error.
Para agregar un mensaje de error, haga clic en Alerta de error lengüeta. La opción por defecto para el Estilo de la alerta de error es Detener. También puede seleccionar Advertencia o Información. Para este ejemplo, acepte la opción por defecto de Detener en el Estilo la lista desplegable.
Introducir el Título y Mensaje de error Para el Alerta de error. Es mejor mantener el mensaje de error breve e informativo. Hacer clic DE ACUERDO.
Use su nueva lista desplegable
Ahora, cuando hace clic en una celda a la que agregó una lista de validación de datos, se mostrará una lista desplegable y puede seleccionar una opción.
Si ha añadido un Mensaje de entrada a la lista desplegable, se muestra cuando selecciona una celda que contiene la lista desplegable.
Si intenta ingresar una opción que no coincide con ninguna de las opciones preestablecidas, Alerta de error configura pantallas en un cuadro de diálogo.
¿Cómo has hecho uso de las listas desplegables en Excel? Háganos saber en los comentarios. Además, consulte nuestros otros consejos de Microsoft Office y nuestro tutorial para crear menús desplegables en Google Sheets.
