Cómo crear su propia factura desde cero en Excel 2016
Empecemos.
Creación de una plantilla de factura personalizada en Excel 2016: el panorama general
Vamos a desglosar la construcción de nuestra plantilla de factura en Excel 2016 en varias tareas diferentes:
- Formato de la tabla en Excel: agregando bordes y dimensionando columnas
- Agregando etiquetas y formateando encabezados
- Agregando fórmulas para totales y subtotales
- Formatear numeros
- Protegiendo la hoja de cálculo
- Guardar la hoja de cálculo como plantilla
Esto puede parecer complejo en general, pero las tareas en sí son simples si las aborda paso a paso..
Formato de una tabla de facturas: adición de bordes y tamaño de columnas
El formato de su factura requerirá cambiar el tamaño de las columnas y utilizar los bordes y la herramienta de esquema. La tabla que cree definirá los puntos de entrada de datos. Practiquemos una pareja primero.
Comience por cambiar el tamaño de la columna A a 12 unidades. Seleccione la columna A, luego haga clic en Casa, Formato, Ancho de columna y entra 12.
A continuación, cree un bloque seleccionando el rango de celdas A6: C10. Selecciona el Casa pestaña, haga clic en la Las fronteras menú luego seleccione Fronteras exteriores gruesas. Cree otro cuadro seleccionando el rango de celdas A12: C16 y luego repita los mismos pasos para aplicar un borde exterior grueso.
Ahora que sabe cómo funcionan las herramientas de borde y contorno, vamos a crear cuadros adicionales dentro de la hoja de cálculo para almacenar información. Algunas de estas cajas usarán diferentes estilos de borde y tamaños de columna.
Redimensionar las columnas E y F a 13 unidades. Cambiar el tamaño de la columna G a 15 unidades.
A continuación, crearemos un bloque desde el rango de celdas F6: F13 y aplicaremos un borde grueso, pero esta vez, solo en el borde izquierdo. Seleccione el rango de celdas, luego haga clic en el Las fronteras menú, entonces Estilo de línea y elige la línea gruesa.
Haga clic en el Las fronteras menú y luego elegir Borde izquierdo.
Ahora sabemos cómo aplicar bordes en diferentes estilos y diseños. Siga las instrucciones a continuación para diseñar los bordes para el resto de la factura.
Bloques de células de bloque | Estilo de borde |
| A18: F28 | Haga clic en el Frontera menú, elegir Fronteras exteriores gruesas |
| B18: B28 | Haga clic en el Frontera menú, elegir Izquierda |
| F18: F28 | Haga clic en el Frontera menú, elegir Izquierda |
| E18: E28 | Haga clic en el Frontera menú, elegir Izquierda |
| A29: F31 | Haga clic en el Frontera menú, elegir Fronteras exteriores gruesas |
| F29: F31 | Haga clic en el Frontera menú, elegir Izquierda y Derecha |
| F32: F34 | Haga clic en el Frontera menú, elegir Fronteras exteriores gruesas |
Adición de etiquetas y formato de encabezados
El siguiente paso es ingresar las etiquetas para cada dirección de celda con la alineación y el tamaño de fuente adecuados. Aquí hay algunas etiquetas de muestra. Puede sustituir cada etiqueta con la suya cuando corresponda..
Etiquetas | Dirección de celda | Alineación | Tamaño de fuente |
| Servicios Groovy | A1 | Izquierda | 14 |
| 123 Groove Street | A3 | Izquierda | 12 |
| Beverley Hills, CA, 90210 | A4 | Izquierda | 12 |
| Vendido a: | A6 | Izquierda | 12 |
| Enviado a: | A12 | Izquierda | 12 |
| Número de factura | E6 | Derecha | 12 |
| Fecha de la factura | E7 | Derecha | 12 |
| Condiciones | E8 | Derecha | 12 |
| Representante de ventas | E9 | Derecha | 12 |
| Débito o crédito | E10 | Derecha | 12 |
| Cantidad | A18 | Centrar | 10 |
| Descripción | B18 | Centrado a través de columnas; seleccione B18: D18 y haga clic en Fusionar y centro. | 10 |
| Precio unitario | E18 | Centrar | 10 |
| Cantidad | F18 | Centrar | 10 |
| Total parcial | E29 | Izquierda | 10 |
| Impuesto | E30 | Izquierda | 10 |
| Carga | E31 | Izquierda | 10 |
| Pagar esto | F33 | Centrar | 10 |
| Cantidad | F34 | Centrar | 10 |
| Cheques a nombre de | C33 | Izquierda | 12 |
| Gracias por comprar en Groovy Services | B37 | Izquierda | 12 |
| Groovy Services LLC | C34 | Izquierda | 10 |
| Factura | F1 | Izquierda | 14 |
Crea un bloque a partir del rango de celdas A18: F18. En la pestaña Inicio, haga clic en Estilos celulares menú, a continuación, elija el estilo deseado para sus títulos. Yo elegí la naranja 60% - Acento 2.
Su factura debe verse como la siguiente en este punto.
Adición de fórmulas para cálculos totales y subtotales
Ahora es el momento de dar vida a su factura. Esto significa agregar fórmulas que pueden ayudarlo a calcular el costo de sus bienes y servicios. Es probable que su factura requiera una función condicional basada en el valor de un producto o servicio seleccionado.
La formula Si (Condición, Valor 1, Valor 2) Produce un valor basado en la condición. Si la condición es verdadera, entonces se produce el valor 1. Si la condición es falsa, entonces se produce el valor 2.
La primera fórmula que ingresemos calcula la cantidad. Para la tabla de cargos detallados, queremos calcular la cantidad multiplicando la cantidad (A19) por el precio unitario (E19). Pero solo queremos hacer esto si se completa la fila. De lo contrario, nuestra fórmula creará un error. Para evitar esto, asignamos a la celda de cantidad (F19) un valor en blanco si la celda de cantidad está en blanco.
En la celda F19, ingrese = IF (A19 = ””, ””, A19 * E19). Proceda a llenar el rango de celdas F20: F28 con la fórmula.
Crea la fórmula para el subtotal. En la celda F29, ingrese = SUMA (F19: F28)
Para crear la fórmula de impuestos, vaya a la celda F30 y escriba = F29 * 0.50. Cambie 0.50 por lo que sea su tasa de impuesto local.
Ingrese la fórmula para calcular "Pagar esta cantidad" en la celda F32. Entrar = F29 + F30 + F31
Números de formato
A continuación, querrá formatear la columna de la derecha como moneda. Seleccione F19: F32, luego haga clic en $ (formato de número de contabilidad) en el menú Inicio en la sección Número.
Haz lo mismo para E19: E28.
Agregar protección a la hoja de cálculo
Ahora que el formato y las fórmulas de su factura están completos, desea bloquear ciertas celdas para que no se editen inadvertidamente, rompiendo así su factura. Puede hacerlo habilitando la protección en su hoja de cálculo. Antes de habilitar la protección, debe desbloquear las celdas donde desea ingresar datos.
Seleccione los rangos de celda A17: E28. Ir a la cinta de inicio y haga clic en Formato. Buscar Celda de bloqueo. Si está habilitado, sigue adelante y haz clic para desactivarlo..
Repita los mismos pasos para las siguientes direcciones de celda y rangos.
- F6: F10
- F31
- A7: C10
- A13: C16
Haga clic en el Formato menú, entonces Hoja de protección. De manera predeterminada, se marcará "Proteger la hoja de trabajo y el contenido de las celdas bloqueadas", "Seleccionar celdas bloqueadas" y "Seleccionar celdas desbloqueadas". Establecer una contraseña es opcional y realmente no es necesario en este caso. Asegúrese de que estas configuraciones estén seleccionadas y haga clic en DE ACUERDO.
Ahora, su hoja de cálculo se bloqueará para editar, a excepción de las filas que haya desbloqueado para ingresar datos. Si alguna vez desea realizar cambios en su hoja de cálculo, haga clic en Formato y entonces Desproteger hoja ...
Todo lo que le queda por hacer ahora es guardar su factura como una plantilla y luego dar un giro. Hacer clic Expediente > Guardar como… > haga clic en el cuadro de lista de tipos, luego elija Plantilla Excel (* .xltx), luego haga clic Salvar.
Cada vez que necesite crear una nueva factura, solo puede iniciar una plantilla y luego ingresar sus datos. Por supuesto, es posible que necesite personalizar su factura en función de sus necesidades y requisitos específicos, pero hacerlo será muy sencillo ahora que ya sabe lo básico sobre el formato y las fórmulas..
Si es nuevo en Excel o necesita repasar las funciones básicas de la popular hoja de cálculo, asegúrese de consultar nuestro artículo anterior que detalla los conceptos básicos que todo nuevo usuario de Excel debería saber..
