Por qué odio las declaraciones sin papel y cómo lidiar con ellas
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El punto de venta para la facturación electrónica
Lo escucho todo. El papel es arriesgado. Alguien puede arrebatar su factura de su buzón y robar su identidad. Podrían robarlo de tu bote de basura. ¡Oh no! Por supuesto, una vez que ven la factura, pueden darse cuenta de que no tienen mucho que robar. El papel es un inconveniente. Las pilas de papel se amontonan y deben ser tratadas. Si odias el desorden, odias el papel. Odias la molestia de abrir un sobre de papel y leer una factura. ¡Podrías conseguir un papercut! Más que nada, el papeleo es mejor para el medio ambiente. Menos papel significa menos matanza de árboles..
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Todos estos beneficios tienen algo de verdad para ellos. Un ladrón podría robar información de su buzón de correo y causar problemas. Podrían obtener números de cuenta y usarlos en una estafa de ingeniería social dirigida. El papel se apila. Sé que tengo que archivar esas cosas cada mes. También respeto los aspectos medioambientales de las declaraciones electrónicas. Lo reciclo todo, y odio el correo basura..
La venta suave y la venta difícil para hacer que cambies
Algunos vendedores dan la venta suave. Me ingresarán en un sorteo de productos o servicios gratuitos. AT&T me dijo recientemente que podría obtener muchos puntos por mi factura, pero solo si hago una facturación electrónica. Algunos lugares me ofrecieron créditos o tarjetas de regalo. Todavía me resistí.
Lo más difícil de vender es que no puedo descargar los datos financieros a servicios como Mint o Quicken a menos que me quede sin papel. Mi banco ahora cobra una tarifa de $ 2.00 si quiero un estado de cuenta cada mes. Supongo que el papel es muy caro para ellos..
El argumento en contra de la facturación electrónica
El Centro Nacional de Derecho del Consumidor (NCLC, por sus siglas en inglés) analizó la facturación sin papel y encontró que el concepto no era amigable para el consumidor. Algunas de las razones son obvias, como el acceso a banda ancha y el conocimiento técnico de los consumidores mayores.
Incluso los expertos en tecnología deben tener cuidado con la facturación electrónica. Todos estamos saturados por correo electrónico. A primera vista, no puedes decir si es una factura o una promoción en el correo electrónico. Si no tiene cuidado de optar por no recibir mensajes de marketing, es posible que ni usted ni su filtro de correo no deseado puedan notar la diferencia..
Hablando desde pequeño, a medida que más personas verifican el correo electrónico en el móvil, esas declaraciones son más difíciles de leer. Si su factura sin papel es solo un pdf, necesitará una visión extraordinaria o manos firmes para pellizcar y ampliar cada carga. Lo más probable es que calcules "se ve bien" y pasas al siguiente correo electrónico. Si sus facturas están en pago automático, no tiene muchas razones para leer sus estados de cuenta. Esa "conveniencia" hace que usted omita los errores que le cuestan dinero. Si un ladrón estuviera probando su tarjeta de crédito, siempre podría ver ese pequeño cargo.?
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Las facturas en papel nos recuerdan que una factura vence. Cuando reciba ese documento, tiene una fecha de vencimiento que debe cuidar. Puede publicarlo en la nevera o delegarlo a su cónyuge o contador. El desorden y el manejo o el papel es una característica, no un error. Esta característica ayuda a los familiares de los consumidores mayores a realizar el seguimiento de las facturas..
Finalmente, el NCLC señala que el papel es un registro permanente de su cuenta. Cuando hay una disputa, tienes una instantánea cronometrada. Si cometen un error, tiene prueba de que pagó la factura. Si eres auditado, tienes copias en papel de todo. Si un consumidor fallece, ese registro permanente ayuda a los miembros de la familia a encontrar las cuentas que faltan.
Cuando los datos de la cuenta son todos electrónicos, están sujetos a todos los riesgos de las computadoras y los correos electrónicos. Si pierde el acceso a su correo electrónico debido a un pirata informático o una violación de la contraseña, está perdiendo esas facturas electrónicas. Los vendedores señalan que el correo físico es un riesgo. Es más probable que un correo electrónico sea pirateado o interceptado que nadie en su correo postal. Si tomamos el escenario de la muerte de un miembro de la familia, puede llevar semanas enviar su correo electrónico. Las facturas físicas y los estados de cuenta seguirán llegando, y cualquiera puede abrirlos..
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Incluso si es diligente y conserva archivos PDF de todas sus facturas, puede ser difícil encontrarlos. La mayoría de las declaraciones que descargo tienen nombres genéricos como "statement_03_05_16" o algo más encriptado. Puedo usar Spotlight en mi Mac para encontrarlos, pero no siempre es así.
Mis horribles experiencias con la facturación electrónica
Tengo algunos. Comenzaré con el procesamiento de tarjetas de crédito para mi negocio. Esa compañía no proporcionó la opción para las declaraciones físicas. Están todos en línea. Un día decidieron al azar cerrar mi cuenta. No estoy seguro de por qué, pero creo que tuvo algo que ver con la congelación de seguridad que puse en mi crédito. Perdí el acceso a todos mis comprobantes de depósito anteriores. No me había reconciliado durante unos días y me quedé sin información. No sabía quién pagaba mi negocio. Lo mejor que haría la empresa procesadora es decirme por teléfono. Tampoco tenía nada que presentar a mi contador para los impuestos de fin de año. Afortunadamente, todo estaba en Quickbooks, y tenía nuestros recibos internos para recrear todo. Ese incidente debería haberme enseñado a tomar archivos PDF de mis estados de cuenta, pero no fue así..
Después de que Costco cambió de American Express a Citibank, me quemé nuevamente con la facturación electrónica. Fui diligente y tenía mis archivos PDF de cada mes. Luego me puse a trabajar y me olvidé por unos meses. Cuando fui a descargarlo, golpeé esta pantalla..
Afortunadamente, esa información estaba en la cuenta de Citibank, por lo que se evitó una crisis. Este incidente me hizo gritar a mi computadora (ya mí mismo) acerca de ser responsable con la facturación sin papel.
Otra vez tuve una disputa con la oficina de mi doctor. Cambiaron las empresas de facturación. De repente recibí una factura de hace 4 años que dicen que no fue pagada. Luego amenazaron con la recolección. Por supuesto, no pude acceder al antiguo sistema de facturación en línea, aunque declararon que sí podían. No fue hasta que les envié por fax una copia de la factura que retiraron el cargo. Tuve que enviar un fax porque no aceptan correos electrónicos, aunque las facturas se envían por correo electrónico. Imagínate.
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Mi situación no es única. Cuando cierra una cuenta, generalmente pierde el acceso a esa información histórica. Si descubre un problema más adelante, como un sobrecargo, puede tener problemas para demostrar su inocencia. Un amigo mío tuvo este problema al devolver un decodificador a su compañía de cable. Su factura estaba configurada para pagar automáticamente a través de su banco, y su última factura fue de $ 200 adicionales. Intentó llamar a la compañía de cable, pero no tenía el número de cuenta y no pudieron encontrar ninguna información sobre él. El representante de servicio al cliente solo pudo encontrar clientes activos. No fue hasta que pasó a las colecciones que lo resolvió..
La forma correcta de aceptar facturas sin papel
Si no te cuesta, evítalos
Como ecologista, odio el papel extra. Por todas las razones mencionadas anteriormente y los detalles en el artículo de NCLC, siempre optaré por el papel. Ninguna cantidad de soborno me convencerá de cambiar. Sin embargo, si me haces pagar, es probable que ceda. Trituraré y reciclaré esas declaraciones después de algunos años, así que todavía estoy siendo un poco ambiental.
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Optar por no recibir mensajes de marketing y crear filtros de correo electrónico
Uno de los problemas con los estados de cuenta por correo electrónico es ordenar los mensajes transaccionales legítimos de los mensajes promocionales. Verifique la política de cada compañía sobre los mensajes de marketing y opte por darse de baja o cancele su suscripción a tantos como pueda. No los marques simplemente como spam en tu programa de correo electrónico; su programa de correo electrónico podría tratar todos los mensajes de ellos como spam. Eso significa que te perderás tu declaración.
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Normalmente, el mensaje de correo electrónico con su estado de cuenta tendrá la misma línea de asunto. Marqué ese mensaje para no entrar nunca en el correo basura. Configuré Gmail para que le dé a ese mensaje una etiqueta y una estrella personalizadas, por lo que siempre recordaré revisarlo.
Configurar recordatorios para descargar (y pagar) facturas
Si está realizando la facturación electrónica, no recibirá un recordatorio en el correo postal de que la factura vence. Como muchas personas realizan pagos automáticos a través de un giro bancario o una tarjeta de crédito, puede ignorar ese estado de cuenta mensual por completo. No cometas ese error. Corres el riesgo de perder problemas con tu cuenta..
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En su lugar, trate ese correo electrónico mensual como una cita en su calendario. Configúrelo como una cita recurrente para descargar sus estados de cuenta del proveedor. Si le envían la factura por correo electrónico y no tiene nada para descargar, entonces convierta ese correo electrónico en un pdf y descárguelo en su computadora. Mantenerlo en el correo electrónico no es lo suficientemente seguro como para perder el acceso a su cuenta de correo electrónico. Cada mes necesitas descargar un extracto. De lo contrario, se encontrará con todos los problemas potenciales mencionados anteriormente. No necesita imprimirlos, pero no puede confiar simplemente en que la información estará disponible cuando la necesite. Es por eso que tendrás que tomar el control..
Mi cuenta de inversión de jubilación no tiene una factura per se, pero tiene un estado de cuenta mensual. Puse un recordatorio cada mes para descargar esa información. Aunque me envían un correo electrónico para recordarme que descargue mi estado de cuenta, me gusta ser proactivo.
Ordenar y clasificar los estados descargados
Después de descargar un informe, lo siguiente que hago es cambiar el nombre del archivo descargado. Puede crear su propia estrategia, pero el mío es el nombre del proveedor, luego los últimos cuatro del número de cuenta y luego la fecha. Por ejemplo, mi extracto bancario podría ser Bank_1234_01_12_16.pdf. Luego creo una carpeta para cada cuenta y la muevo allí. Me dieron una manija y usé Hazel para moverlos a la carpeta basada en el comerciante.
Copia de seguridad de tu computadora
Sé que se lo han dicho muchas veces, pero es mejor que lo repitamos. Si bien es poco probable que sus registros en papel se destruyan, su disco duro podría fallar o su computadora podría verse afectada por un virus. Si no realiza una copia de seguridad, no tendrá esos datos históricos si es todo electrónico.
Pruebe el software de administración financiera como Mint o Quicken
Incluso si tiene sus informes descargados, puede ser difícil encontrar una transacción. Me gusta la seguridad adicional de que un programa en línea comprueba mi estado de cuenta por mí. Cuando tuve problemas con mi cuenta de Costco, pude encontrar lo que necesitaba en Mint.
Acepta lo que no puedes cambiar
Cada vez más compañías se están moviendo hacia esta estrategia sin papel, lo que lleva la carga de administrar la cuenta a usted. Si hace su parte de la gestión de estas declaraciones, protegerá sus activos. El papeleo no es más seguro ni más conveniente que el papel, pero es el cambio inevitable de costos.
