Cómo compactar y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, El cliente para Outlook o servicio de correo electrónico en vivo, guarda el correo electrónico y los archivos adjuntos sin conexión. A medida que recibe y envía correos electrónicos, el tamaño de la base de datos sigue aumentando. Si bien se asegura de que puede acceder a los correos electrónicos cuando no está conectado a Internet, también significa que el tamaño del buzón sigue aumentando. En esta publicación, compartiremos cómo puede compactar y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook.

Compacta y reduce el tamaño del buzón en Microsoft Outlook

La desventaja de tener un buzón más grande es que ralentiza la experiencia. Se tarda más en abrir y buscar cualquier cosa. Además, los proveedores de correo electrónico, como Office 365, limitan el tamaño máximo del buzón. Esto significa que, a menos que reduzca el tamaño del buzón en Microsoft Outlook, no podrá enviar ni recibir correo electrónico..

¿Dónde se almacenan todos los datos del buzón de Outlook?

Si usa la función POP o IMAP, todos los archivos, correos electrónicos, carpetas, contactos, etc. se almacenan en el archivo de datos de Outlook (.pst). Si está utilizando una cuenta de Office 365, Exchange o Outlook.com, los datos del buzón están disponibles en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Si bien la eliminación de correos electrónicos y archivos adjuntos puede ayudar, si guarda toda la información en un archivo PST, no se reducirá por sí solo.

Nota: Hemos discutido dos formas más de eliminar archivos de Outlook. Si los usa y luego reduce manualmente el tamaño del archivo del buzón, le ayudará más.

Compactar y reducir el archivo de datos de Outlook (.pst)

La ventaja con el archivo PST es que al eliminar correos electrónicos, compacta automáticamente la base de datos en segundo plano. El proceso de compactación ocurre cuando no está utilizando Outlook. También puede optar por compactarlo siguiendo los pasos a continuación de forma manual:

1. Abra Outlook y elimine los elementos que no necesite. Cuando elimina, los archivos van dentro de la carpeta "Elementos eliminados". Haz clic derecho y vacíalo.
2. Haga clic en Archivo> Configuración de la cuenta>Configuraciones de la cuenta.
3. Cambiar a la Archivos de información lengüeta. Seleccione el archivo de datos que desea compactar. Luego haga clic en Ajustes.
4. Haga clic en la pestaña Avanzado> Configuración del archivo de datos de Outlook.
5. En el cuadro de diálogo Configuración de archivo de datos de Outlook, haga clic en Compacta ahora y luego haga clic DE ACUERDO.

Dependiendo del tamaño del archivo PST, puede tardar varios minutos en compactarse.

Compacta y reduce un archivo de datos de Outlook fuera de línea (.ost)

Muchas cuentas de correo electrónico utilizan un archivo de datos de Outlook sin conexión para almacenar datos. OST o el archivo de datos de Outlook sin conexión es similar a PST o el archivo de datos de Outlook con una excepción. No puede importar o exportar a un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

1. Hacer clic Expediente > Configuración de cuenta, Configuración de cuenta.
2. Sobre el Archivos de información pestaña, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en Ajustes.
3. Haga clic en el Avanzado pestaña> Configuración del archivo de datos de Outlook.
4. En el cuadro de diálogo Configuración de archivo de datos de Outlook, haga clic en Compacta ahora y luego haga clic DE ACUERDO.

Utilice la herramienta de limpieza de correo

Outlook ofrece una herramienta de limpieza de correo integrada, o puede usar la herramienta de limpieza de archivos adjuntos de Outlook para buscar mensajes antiguos y grandes que puede eliminar o mover a un archivo PST. También puede eliminar la copia de correos electrónicos que entren en conflicto con el servidor de correo electrónico. A veces eliminamos archivos del servidor, pero todavía están disponibles en el espacio que ocupa el cliente.

Ejecutar la herramienta de limpieza de buzones

1. Haga clic en Archivo> Herramientas> Limpieza de buzón..
2. Seleccione Ver tamaño del buzón, Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos más grandes que, Ver tamaño de elementos eliminados, Vaciar carpeta de elementos eliminados, Ver tamaño de conflictos o Vaciar conflictos para realizar la tarea deseada.

Use la herramienta de conversación de limpieza

Outlook para Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office para negocios Outlook 2013 y otros tienen una herramienta para limpiar conversaciones. Conversaciones o hilo de correo electrónico son la misma cosa. La "herramienta de conversación" es inteligente. Evaluará el contenido de cada mensaje y, si la parte del correo electrónico está disponible en cualquiera de los mensajes de vista previa, lo eliminará..

Tiene tres opciones más opciones para compactar y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook

• Limpiar los controles de la conversación seleccionada..
• Limpiar carpeta revisa la carpeta seleccionada.
• Limpiar carpeta y subcarpetas también verifica subcarpetas.

Estos son los mejores consejos para ayudarlo a compactar y reducir el tamaño del buzón en Microsoft Outlook. Sin embargo, siempre asegúrese de no borrar accidentalmente los archivos que son esenciales.

Leer siguiente: Cómo optimizar y acelerar Microsoft Outlook.