La guía para principiantes de Google Sheets, el rival en línea para sobresalir
Sheets es la respuesta de Google al Excel de Microsoft. Hay dos cosas importantes que distinguen a Sheets de Excel: Sheets está completamente basado en un navegador web y es de uso absolutamente gratuito. También comparte muchas de las funciones de colaboración y uso compartido que Docs tiene.
Suponiendo que usted ya no sabe nada sobre Sheets, echemos un vistazo debajo de la cubierta para ver cómo funciona todo..
Google Sheets - La alternativa gratuita a Microsoft Excel
Si ya tiene un buen conocimiento de cómo funciona Microsoft Excel, entonces no tendrá absolutamente ningún problema con Google Sheets. Pero supongamos que no sabes nada sobre cómo funciona Excel.
Al igual que Docs, Sheets tiene las siguientes cosas a su favor:
- Todo está totalmente en línea, por lo que se puede acceder a sus hojas de cálculo desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet..
- Todo se guarda automáticamente para que nunca tenga que preocuparse por perder ningún trabajo vital..
- Puede invitar a colaboradores a sus hojas de cálculo y verlos editar los documentos en tiempo real..
- Puedes chatear con tus colaboradores dentro de la hoja de cálculo en tiempo real.
- Puede ver el historial de revisiones y revertir una hoja de cálculo a una versión anterior.
Cómo llegar a las hojas de Google
Llegar a Google Sheets es simple. Puede apuntar su navegador directamente a https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, que lo traerá aquí:
O puede acceder al sitio a través de Google Drive.
Comenzando una nueva hoja de cálculo
Después de hacer clic en el botón azul y pasar a la página siguiente, haga clic en el botón azul NUEVO botón, entonces Hojas de Google. Ahora puede elegir una hoja de cálculo en blanco o comenzar desde una plantilla.
Comenzando una hoja de cálculo en blanco
Si elige una hoja de cálculo en blanco, simplemente dele un título y luego comience a llenar las celdas con datos.
Iniciar una hoja de cálculo de plantillas
Si selecciona la opción de plantilla, verá una buena selección para elegir.
Todos los sospechosos habituales están ahí: horarios, listas de tareas, presupuestos, calendarios, informes de gastos, facturas y muchos rastreadores diferentes.
Cargar y convertir hojas de cálculo de Excel a hojas de Google
La tercera opción para iniciar una hoja de cálculo es tomar una hoja de cálculo de Microsoft Excel ya existente y cargarla en el formato de Google Sheets. Tendría que hacer esto a través de la URL de la unidad, aunque como Subir archivo La opción no está en la página de hojas de cálculo..
Aquí hay una hoja de cálculo de Excel de datos de ventas que tengo en mi computadora portátil. Lo subí a Google Sheets para facilitar el acceso y la edición. Suponiendo que el archivo no sea demasiado grande, la carga normalmente toma segundos. Un pequeño cuadro de notificación en la parte inferior derecha de la pantalla le indicará cuándo se ha cargado..
Pero aún no se ha convertido a Google Sheets. Simplemente ha subido la hoja de Excel hasta ahora. Para convertirlo, haga clic derecho en el documento y elija Abrir con-> Google Sheets.
Eso hará una nueva copia del documento en formato de Hojas. A continuación, puede eliminar la versión de Excel del documento.
Trabajar con Google Sheets - Lo básico
Ahora que tiene una hoja abierta y lista para usar, veamos algunas características básicas.
Insertando filas y columnas
Ahora que tenemos nuestro documento lleno de datos, digamos que queremos mover esos datos hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, para hacer espacio para nuevos datos..
Esto es muy facil. Empecemos por hacer una nueva columna. Primero, simplemente resalte lo que necesita ser movido. Si solo desea una nueva columna, resalte la columna que se encuentra al lado. Si quieres tres nuevas columnas, resalta las tres al lado.
Con este documento, solo tengo una columna. Así que lo resalté porque quiero mover esta columna a la columna B y dejar la columna A vacía para otros datos.
Con la columna A resaltada, ahora ve a Insertar-> Columna izquierda.
La columna A ahora estará en la columna B y la columna A estará ahora vacía, lista para nuevos datos.
Recuerda, cada cambio que hagas es reversible. Ya sea a través de la versión de seguimiento o a través de Editar-> Deshacer.
Insertar filas es aún más fácil. Resalte la fila que desea mover para agregar la nueva fila a. Luego ve a Insertar-> Fila arriba o Insertar-> Fila abajo.
Y será hecho. Oh si.
Eliminar filas y columnas
Eliminar filas y columnas también es fácil. Resalte la fila o columna y luego vaya a la Editar menú. Verá una opción para eliminar la fila y cuando se elija, la fila desaparecerá y todo se moverá hacia arriba para llenar el espacio.
También hay una opción en el Editar menú para borrar la columna.
Agregue o elimine ceros de sus totales
A veces con números, si agrega ceros después del punto decimal, se eliminan automáticamente al hacer clic fuera de la celda. Afortunadamente, es muy fácil volver a poner los ceros.
Resalta la celda y luego haz clic en el botón de ceros arriba.
Alinear los datos correctamente
Si eres un poco asqueroso o un OCD, entonces querrás que todo se alinee correctamente. A veces, algunas celdas se alinean a la izquierda y otras a la derecha, como tal.
Para alinearlos como soldados, solo resalte la columna (en este caso, la columna A), haga clic en el botón de alineación y elija el que desee.
Ahora mira a esos bebés mezclarse en una línea recta.
Formato de números como moneda, porcentaje y más
Escribir números es una cosa, pero si en realidad está registrando transacciones financieras, entonces tiene sentido tener una moneda, puntos decimales y comas. De esa manera, puedes leer fácilmente las figuras. O hay otras formas en que se pueden formatear los números..
Así que aquí están los números como fueron escritos.
Pero si resalta una o más de las celdas, haga clic en 123 botón (al lado del menú de fuente), entonces obtienes opciones.
Eligiendo Moneda convierte la figura en moneda correctamente formateada. O puede tener un porcentaje, fechas, tiempo y más. Cada opción tiene al lado cómo se vería el número si se seleccionara.
Si desea una moneda diferente, haga clic en Mas formatos en el fondo. Entonces Más monedas ...
Entonces simplemente elige tu moneda.
Hacer una mesa
Hacer una mesa es absolutamente fácil. Simplemente resalta el área para la que deseas hacer una tabla. Luego haga clic en el botón en la barra de menú que se ve como 4 cuadrados apilados uno encima del otro.
Elige el que quieras. Para una tabla, sería la primera en la fila superior. Al hacer clic en eso, las celdas tendrán líneas negras alrededor de ellas, dándole su tabla..
Colorea las celdas y los datos
Si desea tener filas de diferentes colores, por ejemplo, es solo un caso de resaltar la fila en cuestión. Luego, haga clic en el botón de color de relleno (al lado del botón de color de fuente).
Elige un color y las celdas cambiarán de color. Sin embargo, recuerde que si tiene un color oscuro, necesitará una fuente más clara para que aparezca.
Añadir enlaces y comentarios
Para crear un hipervínculo en el que se puede hacer clic, simplemente escriba una URL válida en la celda. Una vez que presione la tecla de retorno o haga clic fuera de la celda, el enlace se activará y podrá hacer clic inmediatamente..
Dejar comentarios (si alguien le ha enviado una hoja de cálculo de Google) es ligeramente diferente a Google Docs. En Google Docs, cuando dejas el comentario, queda ahí abiertamente.
Pero en Google Sheets, cuando dejas un comentario, se indica con un pequeño triángulo amarillo en la esquina de la caja. Para ver el comentario, necesitas pasar el mouse sobre él..
Ordenar datos por columnas
Si tiene una hoja de cálculo con, por ejemplo, una lista de nombres, puede querer tenerla en orden alfabético. O revertir orden alfabético.
Para hacerlo, resalte las columnas, luego vaya a la Datos menú. Allí puede ordenar la columna completa o solo las celdas resaltadas en esa columna.
Invitando a los colaboradores
Invitar a los colaboradores es lo mismo que en Google Docs. Cualquiera que necesite ser invitado a un documento de Google necesita una cuenta de Google. Esto puede ser una cuenta estándar gratuita de Gmail o una cuenta de pago de Google Apps..
Ahora haga clic en el azul COMPARTIR en la esquina superior derecha de la pantalla de Documentos y aparecerá un recuadro.
Si haces clic en Obtener enlace para compartir, tiene la opción de hacer un enlace donde cualquiera pueda acceder al documento, siempre que tenga el enlace. También puede editar sus permisos de visualización, como su capacidad para editar su trabajo o simplemente leerlo.
O si prefiere invitar a una persona específica, puede copiar su correo electrónico en el Gente sección, junto con lo que se les permite hacer en el documento. Adjunte una nota también si hay algo que quiera decirles..
Si tiene personas dentro de su agenda de contactos para esa dirección de correo electrónico, y una de ellas es la persona a la que desea invitar, el campo de correo electrónico se llenará automáticamente, lo que le ahorrará un poco de tiempo..
Cuando la persona acepte su invitación, la verá en la parte superior de la pantalla, junto al botón COMPARTIR.
Descargar la hoja de cálculo en otro formato de archivo
Cuando finalmente haya terminado su hoja de cálculo, es posible que desee exportarla como un formato de archivo diferente.
Las opciones son ligeramente diferentes a las de Google Docs. Después de todo tu son tratar con una hoja de cálculo aquí, que es una bestia ligeramente diferente a un documento ordinario.
Complementos de terceros
Al igual que con Google Docs, Sheets también tiene complementos de terceros que están diseñados para facilitar su trabajo. Para acceder al menú, vaya a Complementos-> Obtener complementos en la barra de menú superior.
Éstos son algunos de los mejores.
Google analitico
Adjunte su cuenta de Google Analytics a sus Hojas de cálculo de Google y reciba informes analíticos que se generen regularmente en Hojas de cálculo.
Galería de plantillas
Expanda su elección de plantillas aún más con la Galería de plantillas.
Más fuentes
Como su título lo indica, obtenga más fuentes para sus hojas de cálculo..
Conclusión
Hay muchas personas (yo incluido) que odian a Microsoft Excel con pasión. Está hinchado, y por lo tanto es difícil de usar. Pero Google ha simplificado las hojas de cálculo dándole solo lo que necesita y nada más. Es un gran servicio para usar y funciona de manera brillante cuando se necesita colaboración..
