Qué es Trello y por qué debería usarlo para la gestión de proyectos
Trello es querido por aquellos obsesionados con administrar su tiempo y proyectos y es fácil ver por qué. Trello no solo es barato y económico, sino que también es extremadamente fácil de usar. Con un enfoque altamente visual para la gestión del tiempo y los proyectos, puede mover las tarjetas para poder ver de un vistazo qué se necesita hacer y cuándo..
Una mirada más cercana a Trello
Trello ha sido descrito por algunos como "Notas post-it sobre esteroides". En la pantalla, hace "listas" como una gran pizarra en la pared. Luego, en cada lista están las "tarjetas", como las notas Post-it. En cada tarjeta hay una tarea por separado..
A medida que avanza con la tarea pendiente, puede usar el mouse para arrastrar la tarjeta desde "en progreso" a "terminado" (o cualquier otra frase que prefiera).
Las cuatro características principales de Trello
Veremos cada característica con un poco más de detalle en un momento. Pero aquí están las cuatro cosas principales en las que hay que centrarse, si nos fijamos en la captura de pantalla anterior..
- Cada tarjeta puede ser codificada por colores con una barra. Cada color puede referirse a un cliente diferente, por ejemplo..
- El icono que muestra el gravatar / imagen del usuario muestra quién participa en esa tarjeta. Puede invitar a personas a una tarjeta para que puedan dejar comentarios y actualizaciones. O si quieres asignarles esa tarea. Si se asigna una tarea, se puede agregar una fecha de vencimiento y enviar un recordatorio cuando se acerca la fecha de vencimiento. Cuando se actualiza la tarjeta, se notifica a todos los usuarios de esa tarjeta..
- El fondo de cada tablero Trello puede ser personalizado. Trello te da fondos o puedes subir los tuyos. Siendo un fanático de Lego, subí este de Lego. Pero si usted es una empresa, puede personalizar su tablero Trello con el logotipo de la compañía..
- Las tarjetas se pueden mover a otros tableros, copiarse a otros tableros o archivar cuando haya terminado.
Comenzando un nuevo tablero
El primer paso es agregar una nueva tabla. En la esquina superior derecha de la pantalla (una vez que haya iniciado sesión), presione el botón +. Entonces escoge "Crear tablero" de la lista desplegable.
Luego se le pedirá que le asigne un nombre, un nivel de privacidad y un fondo a la junta. Si ya ha creado un equipo, puede elegir asignar el tablero a ese equipo.
Una palabra rápida sobre los niveles de privacidad.: Si el tablero se deja público, será indexado por los motores de búsqueda y será accedido por cualquiera que lo encuentre en Google. Recientemente se reveló que los empleados de Uber estaban usando Trello para enumerar las contraseñas confidenciales de la compañía, que luego fueron recogidas por Google.
Así que tenga cuidado y si DEBE usar Trello para las contraseñas, establezca el nivel de privacidad en Privado. Aunque para las contraseñas, deberías usar un administrador de contraseñas..
Agregar una nueva lista
Una vez que tenga su nueva placa, es hora de comenzar una nueva lista. Puede hacerlo de la manera que desee, pero normalmente hago mis tableros con listas en varias etapas de un proceso. Asi que "pendiente," "en progreso" Etcétera. O puede tener listas para proyectos que tienen múltiples tareas, como "decorando la casa,""logrando la paz mundial ", y "conquistando el espacio exterior.”
Para agregar una nueva lista, haga clic en Añadir una lista.
Luego escribe el título de esa lista y guárdalo.
Enjuague y repita para cualquier otra lista que necesite la tabla (si existe).
Añadiendo una nueva tarjeta
Ahora es el momento de agregar una nueva tarjeta, y hay varios elementos diferentes en una tarjeta que la hacen poderosa.
Hacer una nueva tarjeta
En la lista correspondiente, haga clic en Añade una tarjeta.
Ahora escriba la tarea que desea agregar. Guárdalo haciendo clic en el verde Añadir botón.
Repita como antes para otras tareas que necesita agregar (si las hay).
Pero eso es simplemente el comienzo de lo que puede agregar a una tarjeta, que puede ver si hace clic en ella para abrirla..
Asignando otros usuarios
Primero, si ha creado un equipo y se ha invitado a otros a acceder al tablero, puede asignar a alguien a una tarea en particular. O simplemente etiquétalos para que formen parte de la conversación en esa tarjeta..
Para agregar alguien a la tarjeta, simplemente haga clic en Miembros y haga clic en el gravatar de la persona que desea agregar. Del mismo modo, se pueden eliminar de una tarjeta haciendo clic en el gravatar nuevamente.
Agregando Notas y Adjuntos
Ya sea para el beneficio de su propia memoria o para asesorar a otros, puede ser necesario dejar notas. Puede hacerlo en la parte superior de la nota y también puede dejar enlaces seleccionables allí también..
Debajo de la sección de notas hay un área para cargar archivos adjuntos. Esto puede ser cualquier cosa, desde un documento a un archivo zip a una imagen. Si es una imagen, la imagen se mostrará en la tarjeta.
Agregando una fecha de vencimiento
Si una tarea tiene una fecha límite, puede asignarle una fecha de vencimiento. Luego recibirá recordatorios cuando la fecha se acerque y cuando la fecha haya pasado..
Adición de etiquetas de colores
Agrego etiquetas de colores a mi lista de trabajo para mostrar qué trabajo se debe a qué clientes. Así que el rojo es para groovyPost por ejemplo.
Puedes editar las etiquetas para decir lo que quieras y puedes agregar tantas como quieras a una tarjeta.
Agregando Comentarios
Si otras personas tienen acceso a sus tarjetas, eventualmente comenzarán a dejar comentarios. Puede usar la @ para etiquetar personas en comentarios específicos y recibirán una notificación de Trello.
Mover, copiar, ver y archivar tarjetas
También hay otras cuatro acciones que puedes tomar en una tarjeta..
Movimiento
Si tiene varios tableros, puede mover tarjetas entre un tablero y otro. Por lo tanto, si quisiera mover una carta del tablero de groovyPost a uno de mis propios tableros personales, esta opción movería la carta. Junto con todos los comentarios, adjuntos, etc.
Dupdo
Esto es lo mismo que el Movimiento Opción, excepto que la tarjeta no se moverá completamente. Sólo copiado. Lo utilizo todo el tiempo para copiar mis asignaciones de groovyPost a mi propio tablero de trabajo privado.
Reloj
Si alguien más tiene una tarjeta en una pizarra, puede elegir verla y recibir notificaciones de nuevos comentarios, sin tener que participar realmente. También conocido como "modo de acechador" (bueno, lo llamo así).
Archivo
No hay tal cosa como "eliminar" en Trello. En su lugar, para eliminar una tarjeta, una lista o un tablero, debe "archivarlo". Luego desaparecerá, pero se puede recuperar fácilmente si lo necesita de nuevo más tarde..
Otros usos para Trello
Trello tiene muchos usos si te lo propones y piensas lateralmente. Para ese fin, Trello tiene una página llamada "Inspiración de Trello". Te da plantillas e innumerables ideas de uso..
Integración de Trello con otras aplicaciones usando IFTTT.
Soy un gran fan de IFTTT (If This Then That), y tienen una gran cantidad de scripts automatizados para Trello. Échales un vistazo.
Conclusión
Esto solo ha arañado la superficie de lo que Trello puede hacer para que su vida sea más organizada. ¿Usas Trello? Si es así, ¿para qué lo usas??
