Cómo crear correos electrónicos masivos personalizados mediante la combinación de correspondencia para Gmail
La combinación de correspondencia es una función que le permite crear múltiples copias de cartas y correos electrónicos para enviar a sus contactos. Cada letra o correo electrónico puede incluir contenido personalizado estándar y personalizado. La información que utiliza para personalizar cada carta o correo electrónico se toma de su fuente de datos como una lista de contactos.
Si usa Gmail como su cliente de correo electrónico principal, no hay una función integrada de combinación de correspondencia. Sin embargo, hay un complemento de combinación de correo disponible para Google Sheets que enlaza con su cuenta de Gmail. Te mostraremos cómo utilizar el Combinar correspondencia para Gmail con archivos adjuntos Complemento para personalizar un lote de los mismos correos electrónicos y enviarlos..
Instalar la combinación de correspondencia para Gmail con el complemento de archivos adjuntos
Antes de instalar y usar el complemento de combinación de correspondencia, inicie sesión en la cuenta de Gmail que desea usar.
Luego, instale el complemento de combinación de correspondencia para las hojas de Google.
Hacer clic Continuar sobre el Empecemos cuadro de diálogo para dar permiso para que el complemento Combinar correspondencia se ejecute.
Se enumeran los diversos permisos requeridos por el complemento. Hacer clic Permitir para otorgar al complemento de combinación de correo permiso para acceder a su cuenta de Gmail.
los Combinar correspondencia - Guía de inicio muestra Haga clic en el X para cerrar el cuadro de dialogo.
Crear la plantilla de combinación
El complemento Mail Merge abre un nuevo Hoja de cálculo sin título en Google Sheets en una nueva pestaña.
Ir Complementos> Combinar correspondencia con archivos adjuntos> Crear plantilla de combinación.
Se crea una plantilla de combinación de correspondencia en blanco en el Hoja de cálculo sin título, conteniendo las columnas obligatorias, como Nombre de pila, Apellido, y Dirección de correo electrónico.
Importe o ingrese sus contactos
Ahora, debe agregar los contactos que desea usar a esta hoja de cálculo. Para hacer eso, ve a Complementos> Combinar correspondencia con archivos adjuntos> Importar contactos de Google.
Importar tus contactos es la forma más rápida de agregarlos. Pero también puede ingresar manualmente la información de los destinatarios en la hoja de cálculo.
Si tiene ciertos grupos de destinatarios a los que envía correos electrónicos por lotes, es posible que desee crear grupos en sus contactos de Google..
Seleccione el grupo que contiene las direcciones de correo electrónico que desea usar de la lista desplegable y haga clic en Importar contactos. El cuadro de diálogo no se cierra automáticamente, así que haga clic en X en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.
Añadir un archivo adjunto para un contacto
Uno de los elementos que puede personalizar en cada correo electrónico es el archivo adjunto. Puede adjuntar un archivo diferente a cada correo electrónico mediante un enlace al archivo en su cuenta de Google Drive.
Para hacer esto, abra una nueva pestaña e inicie sesión en Google Drive. Luego, cargue el archivo que desea adjuntar al correo electrónico. Puedes arrastrar el archivo a la ventana del navegador para subirlo.
A continuación, haga clic derecho en el archivo cargado y haga clic en Obtener enlace para compartir.
En el cuadro de diálogo emergente, asegúrese de que Compartir enlaces en el control deslizante está activado (verde).
Si el enlace compartido ya está activado, la URL se copia automáticamente cuando selecciona Obtener enlace para compartir. Si no vio un mensaje que decía que el enlace se había copiado en el portapapeles, seleccione la URL en el cuadro de diálogo y cópielo.
Vuelva a la hoja de cálculo de Combinar correspondencia y pegue la URL en la Archivos adjuntos Columna para la persona a la que desea enviar este archivo. Puede enviar un archivo diferente a cada contacto en su lista.
También puede incluir múltiples URL de archivos adjuntos, separados por comas.
Programe la fecha y hora para enviar el correo electrónico
La columna Datos programados le permite especificar una fecha y hora para enviar el correo electrónico, que podría ser diferente para cada persona.
Para programar un correo electrónico, ingrese la fecha y hora deseadas, usando el formato dd / mm / aaa hh: mm, en la columna Fecha programada para el contacto deseado.
Para enviar los correos electrónicos inmediatamente una vez que están configurados, deje las celdas en la columna Fecha programada en blanco.
Añadir contenido personalizado
Además de los campos estándar que se incluyen en la plantilla de combinación de correspondencia, puede agregar otros campos personalizados. Quizás desee agregar información como la dirección de correo electrónico y el número de miembro de cada destinatario. Puede agregar columnas a la hoja de cálculo para almacenar esa información.
Para nuestro ejemplo, vamos a agregar algo simple. En cada correo electrónico, queremos usar el apellido del destinatario precedido por su título (Sr., Sra. O Sra.). Entonces, vamos a añadir una Título columna.
Para agregar una columna a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia, mueva el mouse sobre el encabezado de la columna de la última columna completada. Haga clic en el botón de flecha hacia abajo que aparece y luego haga clic en Insertar 1 a la derecha.
Haga clic en la celda de encabezado azul y cambie el nombre de la columna a un nombre apropiado. Utilizará este nombre en su borrador de correo electrónico en Gmail para insertar el valor en cada correo electrónico más adelante..
Luego, ingrese el valor apropiado para cada contacto en las celdas debajo del nombre de la columna.
Crear el borrador de correo electrónico en Gmail
Ahora es el momento de crear el borrador del correo electrónico que desea enviar a los contactos en su hoja de cálculo de combinación de correspondencia y usar campos variables para personalizar cada correo electrónico..
Abra una nueva pestaña e inicie sesión en la misma dirección de Gmail que utilizó para la hoja de cálculo de combinación de correspondencia. Cree un nuevo correo electrónico y escriba el asunto y el cuerpo del mensaje de correo electrónico. También puede agregar formato de texto enriquecido e imágenes en línea en su borrador de correo electrónico.
Para incluir campos variables en el correo electrónico, como Título y Apellido, inserte los nombres de los campos usando el nombre del campo notación. Por ejemplo, agregamos Título Apellido a nuestro correo electrónico. También puede agregar campos variables a la línea de asunto. Si ha agregado las URL de los archivos adjuntos a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia, no necesita agregar ese campo variable al correo electrónico. Se incluirán automáticamente en los correos electrónicos..
No hagas clic Enviar.
Configurar la combinación de correo
Regrese a la hoja de cálculo de combinación de correspondencia y vaya a Complementos> Combinar correspondencia con archivos adjuntos> Configurar combinación de correspondencia.
Ingrese la información para el mensaje de correo electrónico, como Nombre completo del remitente, Dirección CC, y Dirección BCC. Si el Dirección de correo electrónico del remitente es diferente de la dirección de Gmail con la que inició sesión, seleccione la dirección de correo electrónico de la lista desplegable. La dirección de correo electrónico registrada también se utiliza como Dirección de respuesta, pero puedes cambiar eso.
Hacer clic Continuar.
Enviar un correo electrónico de prueba
Seleccionar Utilice un borrador de mensaje de Gmail existente como plantilla de la primera lista desplegable. Luego, seleccione el borrador que desea usar de la Seleccione Gmail Draft la lista desplegable.
Es una buena idea probar su combinación de correspondencia, así que haga clic en Enviar un correo electrónico de prueba.
Recibirá el correo electrónico de prueba en la cuenta con la que inició sesión como en la hoja de cálculo de combinación de correspondencia. Se utilizan los valores del campo variable del primer contacto en su lista importada. Cualquier URL de archivo adjunto que haya agregado se agregará al final del mensaje. Puede descargar el archivo desde el enlace o guardar el archivo en su cuenta de Google Drive.
Ejecutar combinación de correo
Vuelva a la hoja de cálculo de combinación de correo y haga clic en Ejecutar combinación de correo para empezar a enviar los correos electrónicos. Si ha añadido fechas y horas a la Cita agendada Columna para cualquiera o todos los contactos, los correos electrónicos se enviarán a continuación. Los correos electrónicos a los contactos sin fecha y hora programados se enviarán de inmediato.
Una vez que se haya completado la combinación de correspondencia, haga clic en Hecho.
Cambiar el nombre de la hoja de cálculo de combinación de correspondencia
La hoja de cálculo de combinación de correo se guarda automáticamente como el nombre predeterminado Hoja de cálculo sin título. Si desea volver a utilizar esta hoja de cálculo, puede darle un nombre mejor.
Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo de combinación de correspondencia, haga clic en el nombre en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.
Escribe un nuevo nombre. Este nuevo nombre se muestra en la hoja de cálculo..
El nuevo nombre que ingresó también se usa como el nombre del archivo en su cuenta de Google Drive. Ahora, puede usar esta combinación de correo nuevamente y cambiarla según sea necesario.
La combinación de correspondencia también está disponible como una característica integrada en Word para Windows, Word para Mac y Outlook 2013 o 2016 en Windows.
¿Utiliza la combinación de correo? ¿Has encontrado alguna otra forma de hacerlo? correo fusionarse en Gmail, o formas de hacerlo correo fusionarse en otros servicios de correo electrónico? Háganos saber sus experiencias en los comentarios..
